Derya DAL
Yazı İşleri Müdürü

1-GENEL BİLGİLER:

A-  MİSYON: Tarsus’ta bulunan tüm yaşayanların hayatlarını kolaylaştırmak, sağlıklı bir çevrede doğumdan ölüme kadar geçen süreçte yasalar çerçevesinde çağdaş, yansız şeffaf ve hemşehrilik bilinci içinde, AB standartlarına uygun hizmet kalitesinde kültürüne ve geleneklerine sahip çıkarak; doğal, tarihi ve kültürel yapıyı da koruyarak mahalli ve müşterek ihtiyaçlarını karşılamaktır.
     VİZYON: Önümüzdeki 10 yıl içinde tarihi, kültürel ve geleneksel yapımızı koruyarak uluslar arası kriterlere uygun hizmet veren, Tarsus’u sosyal ve kültürel altyapı olarak il olmaya hazır hale getiren, istihdamı arttırmak için önderlik yapan, çevreye duyarlı, turizmin önünü açan bir Belediye olmaktır.

B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar

1. Gelen evrakları değerlendirmek, bağlı birimlerine havale etmek, cevap yazılmasını gerektiren evrakların cevabi yazısını hazırlamak/ hazırlatmak ve ilgili yerlere göndermek.
2. Vatandaşların dilekçelerini ilgili birimlere havalesini yapmak ve göndermek.
3. Müdürlüğüne intikal eden genelgeleri incelemek, ilgili kişilere de ulaştırarak gereğini yerine getirmek.
4. Yazı İşleri Müdürlüğünün ihtiyaçlarının karşılanması için gerekli işlemleri yaptırmak.
5. Süreli evrak çizelgesi doğrultusunda evrakın zamanında düzenlenerek ilgili yerlere ulaştırılmasını sağlamak ve kontrol etmek.
6. Biriminde kullanılan araç ve gereçlerin arızasının giderilmesini sağlamak.
7. Meclis ve Encümen Kararlarını oluşturmak Meclis Üyelerini toplantılara çağırmak.

C- İdareye İlişkin Bilgiler

            Yazı İşleri Müdürlüğünde; Yazı İşleri Müdür Vekili ve 3 personel ile birlikte 4 kişi, Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı Nikâh Memurluğunda 6 personel olmak üzere toplam 10 kişi çalışmakta olup, Dairemizde 6 Bilgisayarla Office programları kullanarak görev yapılmaktadır.

2-AMAÇ ve HEDEFLER
 
    İLKELER:
1-Tarsus halkına sunulan hizmette kaliteden ödün vermemek.
2-Ayrım yapmadan eşit, adil ve hızlı hizmet sunmak.
3-Kamu kaynaklarını ve belediye imkânlarını kullanırken şeffaf, hesap verebilir ve azami tasarrufu da ön planda tutacak şekilde davranmak.
4-Şahıslara değil topluma hizmeti esas alma ilkeleri ile sahip olduğumuz Kalite Yönetim Sistem Belgesi gereğince vatandaşlarımıza hizmet sunmak.

3-FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER.

  
GELEN VE GİDEN EVRAKLAR:

Belediyemiz Yazı İşleri Müdürlüğüne 2008 yılı itibari ile elden ve posta kanalıyla gelen evrak 2856 adet, iadeli taahhütlü gelen evrak 389 adet, toplam 3245 adet evrak gelmiştir.  Bu evraklar ilgili dairesine havalesi yapılarak, gelen ve giden evrak kayıt defterine kaydedildikten sonra ilgili birimlere zimmetle teslim edilmiştir.

ENCÜMEN KARARLARI

1 -) Müdürlüklerden gelen evraklar Belediye Başkanının veya Belediye Başkan Yardımcısı tarafından havale edilen Encümene girecek olan evraklar zimmet karşılığı alınır.

2 -) Gelen evraklar kontrol edilip sayı ve tarih numarasına göre Encümene sunulmak üzere düzenli bir şekilde dosyalanır.

3 -) Encümene sunulan evraklar Encümen üyeleri tarafından görüşülerek Encümen üyeleri tarafından onaylanıp karar altına alınan evraklar Encümen karar defterine tarih, sayı ve sıra numaralarına göre yazılır daha sonra Bilgisayar ortamında 3’er nüsha halinde çıktısı alınır. Encümen üyelerine imzalatılır, imzaları tamamlandıktan sonra 1 nüshası Yazı İşleri Kalemi’nde dosyalanır öteki 2 nüsha ise gelen evrak ile birlikte ilgili müdürlüğe gönderilir.

 Belediye Encümeni bu dönem zarfında 46 adet Encümen toplantıları yapılmıştır. Bu toplantılara toplam 917 adet evrak gelmiş ve Encümen Üyelerinin öngördükleri doğrultuda karara bağlanmıştır. Kararlar Encümen defterine kaydedilmiş, ilgili birimlere zimmetle gönderilmiştir.

BELEDİYE MECLİS KARARLARI:

1 -) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 20. maddesi gereği Belediye Meclisi her ayın ilk haftası Belediye Başkanının önceden kararlaştırdığı bir günde ve belirlenen yerde toplanır. Meclis toplantıları halka açıktır.

2 -) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 21. maddesi gereği Her ayın ilk günündeki Belediye Meclis gündemi Belediye Başkanı tarafından belirlenerek en az üç gün önceden üyelere bildirilir ve çeşitli yöntemlerle halka duyurulur.

3 -) Müdürlükler tarafından Mecliste görüşülecek evraklar Meclis öncesi Yazı İşleri Müdürlüğüne teslim edilir. Görüşülecek evraklar Yazı İşleri Müdürlüğünde meclise sunulmak üzere hazırlanır ve bu evraklardan birer surette parti grup başkanlarına gönderilir.

4 -) Belediye Meclisinde görüşülen evraklar karar altına alındıktan sonra tutanak altına alınır. Tutanak altına alınan kararlar Meclis kararları şekline dönüştürülür. Tutanak ve kararlar Meclis başkanı ve kâtip üyeler tarafından imzalanır ve bir sonraki toplantıda üyelere dağıtılır.

5 -) Kesinleşen kararlar 4 suret yazılarak 5393 Sayılı Belediye Kanununun 23. maddesi gereği en geç yedi gün içinde mülki idare amirine gönderilir ayrıca yedi gün içinde uygun araçlarla halka duyurulur.  Oluşturulan kararlar ilgili Müdürlüklere zimmet karşılığı verilir.

2008 Yılı içerisinde 5393 Sayılı Belediye Kanunu gereği bu dönemde 10 olağan meclis toplantısı yapılmıştır. Mecliste 145 Adet evrak görüşülmüş olup, bu meclis kararları düzenli bir şekilde yazıldıktan sonra, Belediye Başkanı ve Divan Kâtiplerine imzalatılarak yasal süresi içerisinde Kaymakamlık Makamına iletilmiştir. Kararların asılları dosyalanarak muhafaza edilmektedir. Birer suretleri zimmet karşılığı ilgili birimlere gönderilmiştir.

Meclis Gündemleri Belediye Başkanı direktifleri doğrultusunda Müdürlüğümüzce düzenlenerek, Meclis Üyeleri yine Müdürlüğümüzce toplantılara davet edilmektedirler.